Apa itu Invoice? Ini Fungsi, Jenis, Contoh dan Cara Buatnya

Dalam transaksi jual beli, sudah sewajarnya menyertakan bukti bayar demi keamanan transaksi antara dua pihak yang berkaitan. Invoice adalah salah satu dokumen yang bisa dijadikan bukti tersebut.

Contoh invoice biasanya menyerupai nota, namun tetap saja dalam bidang akuntansi keduanya punya perbedaan. Bukan hanya itu, invoice juga punya sejumlah jenis yang bisa disesuaikan dengan masing-masing keperluan pembayaran.

Lantas bagaimana penjelasan lengkap tentang perbedaan invoice dan nota? Ayo baca artikel Prospeku tentang apa itu invoice hingga cara membuat invoice berikut ini!

Apa itu Invoice?

Secara bahasa, faktur atau invoice adalah lembar daftar tagihan yang dikeluarkan penjual ke pembeli. Biasanya invoice muncul saat pembeli menyelesaikan pemesanan dan penjual mengirimkan pesanan tersebut.

Invoice adalah berkas yang erat kaitannya dengan akuntansi. Keberadaan invoice adalah faktor penting dalam rekam keuangan perusahaan. Sebab itu biasanya invoice cetak dibuat rangkap tiga untuk pembeli, penjual, dan cadangan. Karena demi menjaga keamanan kas masing-masing pihak terlibat.

Perbedaan Invoice dan Nota

Selama ini kita mengenal banyak bukti bayar seperti kwitansi, nota, dan invoice itu sendiri. Dari ketiganya, nota dan invoice adalah dua konsep yang sering jadi miskonsepsi di benak masyarakat.

Perbedaan invoice dan nota yang pertama adalah dari segi definisi. Nota merupakan tanda jual beli secara kontan, sedangkan invoice artinya rekam bayar dari pemesanan barang yang telah terlebih dahulu dilakukan.

Selain itu, dari segi kegunaan biasanya nota dapat diterbitkan oleh siapa saja. Dalam arti lain, bisnis perorangan atau badan usaha tidak kena pajak bisa memanfaatkan nota sebagai tanda terima uang. Sedangkan invoice adalah dokumen yang biasanya hanya digunakan perusahaan besar kena pajak.

Komponen dan Isi Invoice

Invoice adalah lembar rekaman transaksi yang komponennya lebih rumit jika dibandingkan nota atau bukti bayar lainnya. Hal ini karena invoice sangat erat kegunaannya dengan arus laporan keuangan perusahaan. Beberapa komponen dan isi invoice yang dimaksud yaitu:

Tanggal terbit invoice

Nomor invoice

Nama dan alamat dua pihak terlibat

Rincian barang atau jasa yang jadi objek transaksi, termasuk jumlah, harga satuan, dan total yang dibayarkan

Diskon (opsional)

Pajak

Tanggal jatuh pembayaran

Syarat dan ketentuan pembayaran (opsional)

Sistem pembayaran yang dipilih seperti tunai, kredit, atau menggunakan debit card

Fungsi Invoice

Fungsi invoice adalah sebagai rekaman pembelian atas produk perusahaan. Di samping itu, ada sejumlah kegunaan lain yang bisa Anda ketahui dalam poin-poin fungsi invoice berikut ini:

Transparansi keuangan antara penjual dan pembeli

Rekam produksi perusahaan

Bukti keluar masuk pesanan

Untuk pembukuan

Jenis Invoice :

Secara umum, jenis invoice dibagi ke dalam tiga kategori utama yaitu invoice biasa, proforma, dan konsuler. Setiap jenis invoice tersebut punya definisi berbeda seperti yang dijelaskan dalam poin di bawah.

Invoice biasa merupakan faktur transaksi sederhana yang biasanya berisi item yang dibeli, jumlah beli, harga satuan, dan harga total saja

Invoice proforma adalah faktur sementara. Dalam arti lain, invoice ini bersifat sementara dan hanya diterbitkan saat klien melakukan pembayaran secara bertahap

Invoice konsuler yaitu faktur khusus transaksi internasional seperti ekspor impor

Contoh Invoice

Sebagai gambaran, berikut ini contoh invoice untuk referensi perusahaan Anda.

Tips agar Invoice Berjalan Lancar

Tidak dapat dipungkiri, pemenuhan invoice atas satu pesanan klien seringkali mengalami keterlambatan pembayaran. Bagi penjual, tentu ini merupakan suatu masalah besar. Karena pengeluaran dalam kuantitas besar untuk proses produksi pesanan tersebut akan menghambat kas perusahaan. Untuk mengatasi hal tersebut, ini beberapa tips agar invoice berjalan lancar.

Sertakan identitas instansi pada kop invoice agar penerima mengenali siapa pengirim faktur tersebut

Informasi yang tertera dalam invoice singkat, jelas, dan mudah dimengerti

Kirim invoice secepatnya setelah pengiriman barang dilakukan

Tentukan tenggat waktu kurang dari 30 hari

Sediakan sistem pembayaran yang fleksibel agar klien lebih mudah untuk menyelesaikan tagihan

Tetapkan juga denda yang masuk akal jika terjadi keterlambatan pembayaran demi mendorong klien untuk membayar tagihan

Coba beri potongan harga sekali tempo

Mengirim pengingat secara berkala

Cara Membuat Invoice

Nah, beberapa informasi tentang apa itu invoice telah Anda dapat. Kini saatnya mengetahui cara membuat invoice agar implementasinya pada perusahaan bisa dilakukan dengan benar. Beberapa langkah cara membuat invoice yang bisa Anda lakukan yaitu:

Menyisipkan logo dan nama perusahaan pada kop invoice

Beri baris untuk menulis identitas penjual dan pembeli

Buat tabel berisi nomor, nama produk, deskripsi, jumlah, satuan, harga (satuan), diskon, dan jumlah harga

Sisipkan baris PPN dan total bayar

Beri baris untuk catatan tambahan di bawah tabel jika diperlukan

Jangan lupa beri keterangan tempat, waktu, tanda tangan, dan nama terang klien sebagai bukti sah invoice

Kini Anda telah mengetahui pengertian hingga cara membuat invoice. Sebagai badan agen yang berdiri profesional, invoice adalah komponen yang harus diperhatikan demi ketepatan bayar atas properti oleh pembeli.

Sumber : https://prospeku.com/artikel/invoice-adalah—3710

Pondasi Cakar Ayam. Teknik Konstruksi Indonesia dan Detailnya

Proses Akad Kredit KPR Lengkap dengan Syaratnya, Wajib Tahu!